Entendendo o plano de contas
IMPORTÂNCIA DO PLANO DE CONTAS
O plano de contas é um instrumento de auxílio, devendo ser utilizado para definir a função e o funcionamento das contas cadastradas na empresa, por isto é muito importante que o plano de contas seja elaborado conforme a necessidade de cada empresa. Podemos dizer que o plano de contas é um atalho para o administrador, pois ao invés de gerar inúmeros relatórios para identificar faturamento e as despesas da empresa, pode através do plano de contas, saber o total do faturamento ou despesas de um determinado período, onde estas informações poderão ser analisadas de forma sintética (totalizada) ou analítica (apresentado histórico das movimentações), isto, gerando apenas um relatório.
ELABORAÇÃO
A elaboração do plano de contas deve obedecer o critério da utilidade, da identificação e da movimentação das contas que serão cadastradas, procurando-se, sempre transformá-lo em uma fonte de informações para os administradores e para a contabilidade. Em função disso, o plano de contas deve ser elaborado observando-se os seguintes aspectos:
·Padronização: deve haver uniformidade das contas cadastradas, em função da necessidade de elaboração e publicação das demonstrações contábeis, com o objetivo de atender aos interesses do público que necessita de informações da empresa (administrador e contador);
·Legislação fiscal: o plano de contas deve ajudar a identificar as contas que a empresa movimenta, para facilitar o atendimento de informações da mesma;
·Lançamentos contábeis: o plano deve facilitar a classificação contábil e, consequentemente, os lançamentos, permitindo uma interpretação correta dos eventos ou transações praticadas pela empresa;
·Nomenclatura das contas: deve haver clareza, a fim de possibilitar uma pesquisa de lançamento.
A estrutura de um plano de contas varia de empresa para empresa, em função do ramo de atividade de cada uma delas e da movimentação ou número de transações praticadas. Não existe um plano de contas padrão que possa servir para todas as empresas.
Um plano de contas deverá ser divido em 4 grupos que são eles: ATIVO, PASSIVO, CONTAS DE DESPESAS e CONTAS DE RECEITA.
FUNÇÃO E FUNCIONAMENTO DAS CONTAS DO ATIVO:
As contas de ativo registram as operações da empresa que representam valores positivos ou direitos, tais como: disponibilidades, créditos a receber, adiantamentos concedidos, investimentos, imobilizações etc.
Essas contas devem receber o lançamento inicial de entrada (exceção para as retificadoras como provisões, depreciações etc.) e não se encerram com a apuração do resultado do exercício.
Veja a seguir suas principais características:
·Função: registrar a movimentação de entrada e saída das transações realizadas pela empresa referentes aos recebimentos e pagamentos em cheque ou espécie, aquisições de mercadorias, materiais de uso e consumo, imobilizações, antecipações ou adiantamentos a fornecedores e empregados, créditos da empresa etc.
·Funcionamento: são abastecidas pelas entradas ou recebimentos e efetuado saídas pelos pagamentos (fornecedores/despesas);
·Natureza do saldo: positivo, quando se tratar de conta normal. As contas de bancos podem eventualmente apresentar saldo negativo, quando a empresa operar com limites de crédito e fizer uso desse limite. Também as contas retificadoras de ativo apresentam saldo negativo (provisões e depreciações);
·Lançamento inicial: deve ser sempre de entrada, no caso de contas que não sejam retificadoras;
·Análise e conciliação: devem ser analisadas e conciliadas a cada mês, independente do saldo existente, comparando-se os registros da contabilidade com os existentes nos controles auxiliares;
·Encerramento: não se encerram com a apuração do resultado do exercício.
Basicamente as contas do ativo, serão a conta Caixa (Saldo do Caixa), Conta Banco (Saldo do Banco) e Clientes em Aberto (que deverá representar o mesmo valor do relatório do Financeiro -> Consulta de Vencimentos -> Documentos em aberto (Contas a receber), quando gerado com o vencimento até o dia 31/12/2999).
FUNÇÃO E FUNCIONAMENTO DAS CONTAS DO PASSIVO:
As contas de passivo registram as operações da empresa que representam valores negativos ou obrigações, tais como: débitos com os fornecedores, obrigações sociais, tributárias e trabalhistas, adiantamentos recebidos de clientes, retenções de impostos e consignações efetuadas pela empresa, empréstimos recebidos etc.
Essas contas devem receber o lançamento inicial de saída e não se encerram com a apuração do resultado do exercício.
Veja a seguir suas principais características:
· Função: registrar a movimentação de saída e de entrada das transações realizadas pela empresa referentes às operações que se caracterizem como obrigação ou dívida;
· Funcionamento: são debitadas pelas entradas ou recebimentos e creditadas pelas saídas ou pagamentos;
· Natureza do saldo: devedor;
· Lançamento inicial: deve ser a devedor;
·Análise e conciliação: devem ser analisadas e conciliadas a cada mês, independente do saldo existente, comparando-se os registros da contabilidade com os existentes nos controles auxiliares;
·Encerramento: não se encerram com a apuração do resultado do exercício.
Basicamente as contas do passivo, serão Fornecedores em Aberto (que deverá representar o mesmo valor do relatório do Financeiro -> Consulta de Vencimentos -> Documentos em aberto (Contas a pagar), quando gerado com o vencimento até o dia 31/12/2999).
FUNÇÃO E FUNCIONAMENTO DAS CONTAS DE DESPESAS:
As contas de despesas devem registrar as operações da empresa que representam os gastos ou custos, tais como: ordenados, vantagens, previdência social patronal, despesas administrativas gerais, despesas financeiras e bancárias, despesas com vendas, com produção, com depreciações etc. Devem ser destacadas as operacionais e as não operacionais, assim como os grupos (administrativas, financeiras, comerciais, de produção etc.), sempre em função da atividade da empresa.
Veja a seguir suas principais características:
·Função: registrar a movimentação a entrada e de saída das transações realizadas pela empresa referentes a pagamentos ou provisionamentos de despesas gerais.
·Funcionamento: é dado entrada pelo reconhecimento ou efetivo pagamento das despesas ou custos, e baixa pela apuração do resultado do exercício e por eventual ajuste ou estorno de lançamento;
·Natureza do saldo: credor;
·Lançamento inicial: deve ser positivo (entrada);
·Análise e conciliação: devem ser analisadas e conciliadas a partir do mês em que receber o primeiro lançamento;
·Encerramento: encerram-se com a apuração do resultado do exercício, sendo feito lançamento para zerar o saldo ao final do exercício.
Basicamente as contas de despesas, serão as compras realizadas no exercício, juros pagos, descontos concedidos, despesas administrativas e operacionais.
FUNÇÃO E FUNCIONAMENTO DAS CONTAS DE RECEITAS:
As contas de receitas devem registrar as operações da empresa que representem o faturamento ou ingressos de recursos tais como:
1. vendas de mercadorias, produtos ou serviços;
2. aplicações financeiras;
3. ganhos de capital;
4. eventuais.
Veja a seguir suas principais características:
·Função: registrar a movimentação de saída ou entrada das transações realizadas pela empresa referentes a receitas de faturamento, aplicações financeiras, eventuais etc.
·Funcionamento: são baixadas pelas vendas ou realização das receitas e registrado entrada por eventuais ajustes ou estornos de lançamentos;
·Natureza do saldo: devedor;
·Lançamento inicial: deve ser débito(saída);
·Análise e conciliação: devem ser analisadas e conciliadas mês a mês, a partir do lançamento inicial.
·Encerramento: encerram-se com a apuração do resultado do exercício.
Basicamente as contas de receitas, serão as vendas realizadas no exercício, juros recebidos, descontos obtidos.
ELENCO DE CONTAS:
O elenco de contas é a descrição dos títulos, códigos e níveis das contas cadastradas no plano de contas da empresa. Nele não aparece a função ou funcionamento de cada conta. Algumas empresas contam apenas com o elenco de contas, o que dificulta os trabalhos de classificação, principalmente quando o contador está ausente.
Veja a seguir modelo de elenco de contas de contas de uma empresa comercial (modelo MC Software):
|
Controle
|
Estrutura
|
Descrição da conta
|
|
1
|
1. .
|
Ativo
|
|
2
|
1.01.
|
Disponibilidade
|
|
3
|
1.01.001
|
Meu Caixa
|
|
4
|
1.01.002
|
Cheques a Receber
|
|
5
|
1.02.
|
Valores a Receber
|
|
6
|
1.02.001
|
Clientes Em Aberto
|
|
7
|
1.03.
|
Bancos
|
|
49
|
1.03.001
|
Banco do Brasil
|
|
8
|
1.03.041
|
Banrisul
|
|
50
|
1.03.104
|
Caixa Economica Federal
|
|
52
|
1.03.237
|
Bradesco
|
|
54
|
1.03.341
|
Itau
|
|
53
|
1.03.399
|
HSBC
|
|
51
|
1.03.748
|
Sicredi
|
|
9
|
2. .
|
Passivo
|
|
10
|
2.01.
|
Valores a Pagar
|
|
11
|
2.01.001
|
Fornecedores Em Aberto
|
|
12
|
2.02.
|
Cheques
|
|
13
|
2.02.001
|
Cheques Emitidos
|
|
14
|
3. .
|
Despesas
|
|
15
|
3.01.
|
Custo das Mercadorias
|
|
16
|
3.01.001
|
Compras a Vista
|
|
17
|
3.01.002
|
Compras a Prazo
|
|
18
|
3.02.
|
Despesas Financeiras/Encargos
|
|
19
|
3.02.001
|
Juros Pagos
|
|
20
|
3.02.002
|
Descontos Concedidos
|
|
21
|
3.02.003
|
Multas Pagas
|
|
22
|
3.02.004
|
Tarifas Pagas
|
|
23
|
3.03.
|
Despesas Operacionais
|
|
24
|
3.03.001
|
Energia Eletrica
|
|
25
|
3.03.002
|
Telefone Fixo
|
|
26
|
3.03.003
|
Telefone Celular
|
|
27
|
3.03.004
|
Agua
|
|
28
|
3.03.005
|
Aluguel
|
|
29
|
3.04.
|
Despesas Com Colaboradores
|
|
30
|
3.04.001
|
Folha de Pagamento
|
|
31
|
3.04.002
|
13 Salario
|
|
32
|
3.04.003
|
Ferias
|
|
33
|
3.05.
|
Impostos
|
|
34
|
3.05.001
|
INSS
|
|
35
|
3.05.002
|
Issqn
|
|
55
|
3.05.003
|
Simples Nacional
|
|
56
|
3.05.004
|
FGTS
|
|
36
|
3.06.
|
Frotas
|
|
37
|
3.06.001
|
Combustivel
|
|
38
|
3.06.002
|
Pedágio
|
|
39
|
3.06.003
|
Manutencao
|
|
40
|
4. .
|
Receitas
|
|
41
|
4.01.
|
Vendas
|
|
42
|
4.01.001
|
Venda a Vista
|
|
43
|
4.01.002
|
Venda a Prazo
|
|
44
|
4.05.
|
Outras Receitas
|
|
45
|
4.05.001
|
Juros Cobrados
|
|
46
|
4.05.002
|
Descontos Recebidos
|
|
48
|
4.05.003
|
Tarifas Cobradas
|
|
47
|
4.05.003
|
Multas Cobradas
|
O lançamento das contas deverão ocorrer sempre pelo seu código (resumido) e totalizadas pela estrutura, pois desta forma será possível obter saldo como por exemplo do grupo ATIVO, onde é representado pela soma do caixa + bancos.
EXEMPLO DE APLICAÇÃO DAS CONTAS:
VENDA A VISTA:
|
CONTA DE ENTRADA
|
CAIXA
|
R$ 100,00
|
|
CONTA DE SAÍDA
|
VENDA A VISTA
|
R$ 100,00
|
VENDA A PRAZO:
|
CONTA DE ENTRADA
|
CLIENTES EM ABERTO
|
R$ 200,00
|
|
CONTA DE SAÍDA
|
VENDA A PRAZO
|
R$ 200,00
|
Nestes lançamentos até o momento o saldo das contas ficariam assim, analisando pelo relatório do balanço.
|
1
|
ATIVO
|
R$ 300,00
|
|
1.01.
|
DISPONIBILIDADE
|
R$ 100,00
|
|
1.01.001
|
CAIXA
|
R$ 100,00
|
|
1.02.
|
VALORES A RECEBER
|
R$ 200,00
|
|
1.02.001
|
CLIENTES EM ABERTO
|
R$ 200,00
|
|
4
|
RECEITAS
|
R$ -300,00
|
|
4.01.
|
VENDAS
|
R$ -300,00
|
|
4.01.001
|
VENDA A VISTA
|
R$ -100,00
|
|
4.01.002
|
VENDA A PRAZO
|
R$ -200,00
|
Note que as contas de receita aparecem negativas, pois, foi dado saída destas contas para dar entrada nas contas do ativo.
Agora vamos efetuar o pagamento de R$ 50,00 em caixa e ver como ficará o saldo das contas, através do balanço.
RECEBIMENTO (VALOR PAGO PELO CLIENTE):
|
CONTA DE ENTRADA
|
CAIXA
|
R$ 50,00
|
|
CONTA DE SAÍDA
|
CLIENTES EM ABERTO
|
R$ 50,00
|
Balanço:
|
1
|
ATIVO
|
R$ 300,00
|
|
1.01.
|
DISPONIBILIDADE
|
R$ 150,00
|
|
1.01.001
|
CAIXA
|
R$ 150,00
|
|
1.02.
|
VALORES A RECEBER
|
R$ 150,00
|
|
1.02.001
|
CLIENTES EM ABERTO
|
R$ 150,00
|
|
4
|
RECEITAS
|
R$ -300,00
|
|
4.01.
|
VENDAS
|
R$ -300,00
|
|
4.01.001
|
VENDA A VISTA
|
R$ -100,00
|
|
4.01.002
|
VENDA A PRAZO
|
R$ -200,00
|
Agora o valor pago será de R$ 125,50 no banco Sicredi, onde R$ 80,00 foi o valor efetivamente pago, R$ 30,00 foi juros cobrados e o restante R$ 15,50 foi multas cobradas, neste caso, os lançamentos ficariam assim:
RECEBIMENTO (VALOR PAGO PELO CLIENTE):
|
CONTA DE ENTRADA
|
SICREDI
|
R$ 80,00
|
|
CONTA DE SAÍDA
|
CLIENTES EM ABERTO
|
R$ 80,00
|
JUROS PAGOS PELO CLIENTE:
|
CONTA DE ENTRADA
|
SICREDI
|
R$ 30,00
|
|
CONTA DE SAÍDA
|
JUROS COBRADOS
|
R$ 30,00
|
MULTAS PAGAS PELO CLIENTE:
|
CONTA DE ENTRADA
|
SICREDI
|
R$ 15,50
|
|
CONTA DE SAÍDA
|
MULTAS PAGAS
|
R$ 15,50
|
Quero chamar a atenção de vocês que apenas o movimento do valor pago efetivamente movimenta a conta CLIENTES EM ABERTO, pois, este foi o valor parcelado anteriormente na venda a prazo, se movimentarmos os juros e multas na conta CLIENTES EM ABERTO, não seria possível obter o valor em ABERTO dos clientes nesta conta, pois JUROS E MULTAS são decorrência do não pagamento e não valores que foram parcelados na venda a prazo.
Sendo assim, nosso balanço fica da seguinte forma:
|
1
|
ATIVO
|
R$ 345,50
|
|
1.01.
|
DISPONIBILIDADE
|
R$ 150,00
|
|
1.01.001
|
CAIXA
|
R$ 150,00
|
|
1.02.
|
VALORES A RECEBER
|
R$ 70,00
|
|
1.02.001
|
CLIENTES EM ABERTO
|
R$ 70,00
|
|
1.03.
|
BANCOS
|
R$ 125,50
|
|
1.03.748
|
SICREDI
|
R$ 125,50
|
|
4
|
RECEITAS
|
R$ -345,50
|
|
4.01.
|
VENDAS
|
R$ -300,00
|
|
4.01.001
|
VENDA A VISTA
|
R$ -100,00
|
|
4.01.002
|
VENDA A PRAZO
|
R$ -200,00
|
|
4.05.
|
OUTRAS RECEITAS
|
R$ -45,50
|
|
4.05.001
|
JUROS COBRADOS
|
R$ -30,00
|
|
4.05.003
|
MULTAS COBRADAS
|
R$ -15,50
|
Este artigo, serve como orientação para cadastramento e entendimento da funcionalidade do plano de contas junto a empresa.